Je nutné při podání návrhu na zápis do rejstříku doložit k usnesení nejvyššího orgánu, který změnu schválil, také prezenční listinu s podpisy? A je třeba podpisy notářsky ověřovat?
Mnohá občanská sdružení i další neziskové organizace v souvislosti s novým Občanským zákoníkem svolávaly své nejvyšší orgány a měnily název, stanovy nebo třeba statutára. Takové změny je nově třeba zapsat do rejstříku spolků. Některé úřady však vyžadují další listiny.
Otázkou, zda občanské sdružení musí v rámci návrhu na změnu stanov nebo obsazení orgánů přikládat prezenční listinu příp. i s ověřenými podpisy, se zabýval pan Josef Štogr z Nett.cz:
Podání návrhu na zápis změny týkající se občanského sdružení na rejstříkový soud musí doložit usnesení nejvyššího orgánu, který změnu schválil (zápis podepsaný zapisovatelem a ověřovatelem s ověřenými podpisy), nemusí ale obsahovat prezenční listinu nebo dokonce prezenční listinu s ověřenými podpisy.
Setkali jsme se s tím, že soud vyžaduje při změně stanov nebo při zápisu statutárních orgánů do rejstříku nejen vlastní zápis o jednání nejvyššího orgánu sdružení, ale také „listinu přítomných“, obvykle nazývanou „prezenční listina“, a to dokonce s ověřenými podpisy.
Tak i v případě o.s. Podnos rozhodl příslušný soud vyšší úřednicí, která tuto věc vyřizovala, tak, že navrhovatel má povinnost do 15 dnů doložit soudu listinu přítomných v originále nebo případně v ověřené kopii. Navrhovatel v zákonné lhůtě podal námitku.
Odůvodnění tohoto rozhodnutí vyšší soudní úřednice se odkazuje na tři ustanovení zákonů.
A) Podle § 19 zákona 304/2013 Sb. může soud vyžadovat doložení listin, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s požadovaným zápisem.
Prezenční listina takovým dokumentem není a být nemůže, protože ani nemusí existovat.
B) Podle § 86 téhož zákona musí být doloženy údaje o zapisovaných skutečnostech. Prezenční listina neobsahuje žádné údaje o zapisovaných skutečnostech a proto se jí toto ustanovení nemůže týkat.
C) Podle ustanovení § 43 o.s.ř. vyzývá soud aby bylo opraveno nebo doplněno podání, které je nesrozumitelní nebo neurčité.
Pokud je zápis prokazatelně podepsán zapisovatelem a ověřen ověřovatelem, nejedná se o podání zmatečné nebo nesrozumitelné, resp. na jeho případné zmatečnosti či srozumitelnosti prezenční listina nic nezmění.
Navrhovatel namítl, že žádný zákon neukládá občanskému sdružení, které je považováno za spolek, aby při jednání nejvyššího orgánu byla vyhotovována listina přítomných. Proto ji ani soud nemůže požadovat; navíc v daném případě vyhotovena nebyla a stanovená povinnost se neopírá o reálný stav věci (to, co soud požaduje, neexistuje). Bez ohledu na to, zda byla nebo nebyla listina přítomných vyhotovena nejvyšší orgán sdružení prokazatelně v souladu se zákonem rozhodl tak, jak rozhodl. Zápis obsahuje údaje o tom, že byl přítomen potřebný počet členů a bylo naplněno hlasovací kvórum. Povinnost vytvářet listinu přítomných občanské sdružení považované za spolek mít nemůže, neboť zákon výslovně umožňuje tomuto typu právnické osoby nevést seznam členů.
Soud usnesením soudkyně o námitce rozhodl tak, že námitce se v plném rozsahu vyhovuje.
V případě, že se některé občanské sdružení setká s podobným požadavkem soudu, může postupovat stejně. Je možné obrátit se o radu na http://www.ttnett.cz/
